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Las ferias del sector posventa de automoción, como habíamos visto en el capítulo anterior, pueden aportar numerosas ventajas al taller de coches, especialmente si se realiza y se sigue una buena planificación.
A continuación recogemos algunas pautas básicas que servirán al taller para organizar de manera eficiente y productiva su visita a la feria, así como a organizar y estudiar, una vez pasado el evento, la información recogida.
Consejos para que el taller aproveche al máximo su visita a la feria
ANTES DE LA FERIA
La planificación previa es imprescindible para ganar tiempo, no perderse actividades de gran interés, así como para ahorrar dinero.
Dependiendo del tipo, tamaño y lugar de la feria, puede ser necesario empezar con la planificación con mayor antelación y requerir de acciones adicionales. Así, la asistencia a ferias de gran tamaño demandará una planificación más detallada del recorrido, mientras que en una feria de menor tamaño será posible visitar todos los stands en pocas horas.
Un modelo orientativo de planificación de la asistencia del taller a una feria del sector sería:
Entre 4 y 2 meses antes
Fijar objetivos. Es necesario que el taller establezca lo que quiere conseguir con su visita a la feria (ej. hallar y adquirir X productos, negociar un contrato…) para planificar su visita de manera que pueda lograrlo.
Investigar sobre el evento. Fijados los objetivos, el taller comenzará su labor de investigación sobre el evento. Normalmente, las ferias cuentan con una web oficial donde se puede encontrar información de utilidad como: perfil del expositor y visitante, sectores de exposición, información estadística, catálogo de expositores, guía informativa para el visitante, programa de actividades… Esta información será útil para poder determinar si la feria puede ayudar al taller a lograr sus objetivos, así como para tener una base de planificación.
Organizar el viaje. Si el taller sabe que acudirá con toda seguridad a la feria, puede ahorrar dinero con la compra anticipada de billetes de avión/tren y tendrá más facilidad para encontrar y reservar alojamiento.
Entre 2 meses y 15 días antes
Solicitar entradas. Algunas ferias ofrecen la opción de obtener entradas gratuitas o con descuento si se piden con anterioridad. Además, de este modo, será posible evitar colas en la taquilla.
A veces, los expositores envían invitaciones al taller o éste puede solicitarlas a alguno de sus proveedores que vayan a estar presentes en la feria.
Estudiar y valorar los expositores de interés. Es recomendable que el taller visite la web de potenciales proveedores para informarse sobre sus soluciones y características. Esto también será de provecho para enterarse de las actividades que el proveedor organice y puedan ser de valor para el taller (formación, demostraciones…).
Determinar los expositores que se quiere visitar y concertar, en su caso, las reuniones necesarias. Diferenciar a quién obligatoriamente el taller debe ver para un objetivo concreto (ej. compra de X producto) y a quién le gustaría visitar para conocer soluciones, extraer ideas… Cuando el taller tenga una lista de los expositores a visitar, deberá establecer una priorización por orden de interés.
Crear fichas de los expositores que el taller va a visitar. En las hojas se añadirá el nombre, ubicación del stand y, en su caso, persona de contacto y hora de reunión. El taller también puede crear una guía con cuestiones clave que necesita resolver sobre un producto o servicio (precio, modalidades de pago, características, soporte técnico, formación…).
Determinar las actividades en las que se participará. Realizar, en caso de que sea necesario, la inscripción en las mismas. Hay que tener en cuenta que, en ocasiones, se añaden a última hora nuevas actividades.
Confeccionar una agenda diaria. Elaborar un calendario en el que el taller marque las reuniones fijadas y las actividades en las que quiere participar. Establecer un recorrido, teniendo en cuenta la prioridad que se ha asignado a los expositores a visitar e identificar en el plano de la feria la ubicación de cada uno. Fijar el tiempo a dedicar a cada visita, dejando un tiempo libre por si, durante la feria, surgieran nuevas actividades de interés.
Unos días antes
Planificar los desplazamientos a la feria.
Disponer de tarjetas de visita para entregar a los diferentes contactos.
Preparar una bolsa o mochila para guardar los folletos, catálogos u obsequios que se entreguen al taller durante la feria.
DURANTE LA FERIA
Efectuar las visitas por orden de prioridad y asistir a las actividades.
Aprovechar para realizar contactos de interés, recoger tarjetas de visita y folletos…
Prestar atención al horario de las comidas para evitar colas.
Tomar notas: futuras acciones, hallazgos de importancia, expositores a los que el taller quiere contactar inmediatamente cuando termine la feria…
DESPUÉS DE LA FERIA
Realizar valoración de la asistencia a la feria y verificar si se han logrado los objetivos. Analizar los pedidos efectuados, contactos generados, nuevos productos e ideas que pueden implementarse para la mejora e innovación en el taller…
Hacer un seguimiento de los contactos y oportunidades surgidas.
Organizar el material recogido. Clasificar los contactos por relevancia, estudiar qué se va a hacer con toda la información recabada, verificar que se recibe la información solicitada durante el evento….
Seguramente tras realizar el análisis post-feria el taller se encontrará con una gran cantidad de información y contactos que, de otro modo, hubiera sido imposible obtener.